mardi 3 mai 2011

Quel outil de gestion de projet en ligne choisir quand on n'a pas un sou ?

Habitant chacun aux 3 coins de la France (l'axe Paris-Lyon-Aix en Provence), il nous fallait trouver un outil flexible et efficace pour suivre notre projet. Et totalement gratuit.

Après un rapide benchmarck des outils disponibles, nous avons opté pour la suite Google apps avec le combo Gmail + Google site + Google document + Google agenda.

Google apps est gratuit jusqu'à 10 comptes activés, ça tombait très bien, nous sommes 3.

Le premier gros avantage est de pouvoir gérer les mails de son domaine (pour nous allocab.com) avec une vraie boîte mail, celle de Gmail. Ensuite, les agendas de chacun peuvent être synchronisés comme sous Outlook ou Lotus, deuxième bon point.

Enfin, nous avons créer un Google site en intégrant Google doc par endroit pour suivre notre projet. Je vais détailler dans les lignes qui suivent la structure de ce Google site avec quelques copies d'écran à l'appui.

Vous pourrez lire "Projet Bahamas" sur les écrans, c'est le nom que nous avons donné au projet avant de trouver notre nom de domaine... et c'est peut-être une idée de voyage si tout fonctionne comme on veut !

Tableau de bord

En intégrant quelques gadgets à une page "classique", il est très facile d'obtenir un tableau de bord qui résume ce qui s'est récemment passé sur le site. Nous avons ainsi accès aux derniers messages de notre blog (interne), nos derniers livrables et documents mis en ligne.



Blog

Une page "annonce" peut faire office de blog interne pour partager des informations entre les membres de l'équipe, avec la possibilité de commenter les articles postées.



Planning

Pour suivre les tâches du projet, il nous a suffit d'insérer une feuille de calcul d'un Google doc dans une page "classique" :



Définition du projet

Avant de se lancer dans un projet, il est conseillé d'en définir les grandes lignes. Et il est même étonnant de voir comme le projet change et évolue au fur et à mesure...



The team

Qu'est ce qu'un projet sans son équipe de choc ? Un petit layus pour préciser les rôles de chacun rend toujours les choses plus claires.



Compte rendu de réunion

Sans verser dans les grands travers bureaucratiques, cette page nous a servi à noter les points ouverts pour imaginer petit à petit notre application. Là aussi, il s'agit d'une longue feuille de calcul qui rassemble tous les sujets qui nous ont posés problème.



Livrables

Pour stocker des fichiers (jusquà 100 Mo), deux pages "classeur" ont été ajoutées. Il est possible d'améliorer un peu le classement des fichiers en ajoutant des catégories. Cependant avec une grande liste de fichiers, le tri est loin d'être aisé... Il vaut mieux créer plusieurs pages pour diviser les fichiers en plus petits paquets.

La première page nous a servi à stocker les livrables du projet.



Document

Dans la seconde page "classeur" nous a avons réuni notre base documentaire.



Conclusion

Bien entendu, la boîte mail, l'agenda, et les contacts sont synchronisés avec nos smartphones via Microsoft Exchange.

Voilà la solution que nous avons adoptée, et qui a fait ses preuves pendant toute une année.

Nous sommes en ce moment en train de migrer vers une nouvelle plateforme de gestion de projet, directement lié avec un CRM (payant cette fois-ci). Je vous présenterai cet outil dans un prochaine article.

Si vous avez aussi des astuces pour la gestion de projet en ligne, des remarques ou des questions, n'hésitez pas à nous en faire part dans vos commentaires.

A bientôt !

6 commentaires:

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